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직업 개요

비서는 경영자 또는 관리자가 그들 본연의 업무에 전념할 수 있도록 보좌하는 역할을 수행하는 사람으로 크게 단순 업무보조 역할을 수행하는 일반비서와 업무분야의 전문적 지식과 숙련된 사무능력을 바탕으로 상사를 보좌하는 전문비서로 나눌 수 있다.

업무 내용

일반비서는 주로 상사의 일정을 관리하고 전화 연락 업무와 방문객들을 안내하는 일들을 수행한다. 이밖에 각종 문서작성 및 자료정리, 각종 서류 정리 및 보관, 대내외 행사 준비, 외부 심부름 등의 일반적인 조력업무를 수행한다. 전문비서는 주로 근무분야의 전문적인 지식을 가지고 상사가 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 종합 정리하여 제공해주고 업무활동을 보좌해 주는 일을 수행한다. 신문잡지 기사 중 상사에게 필요한 내용을 정리해주는 것은 물론이고 상사가 업무를 수행하는 데 필요한 각종 국내외 자료들을 조사정리브리핑해주며 상사와 함께 회의에 참석하여 회의 내용을 요약하기도 한다. 전문비서는 소속된 기관에 따라 법률비서, 회계비서, 국회의원비서, 종교비서, 공공기관비서, 대사관비서 등으로 세분화된다.

필요 적성/능력

비서라는 말이 국가의 기밀문서를 관장하는 직책에서 비롯된 바처럼 비서에게는 상사 및 업무와 관련된 사항에 대한 비밀보안 유지가 매우 중요하다. 이로 인해 비서가 되고자 하는 사람에게는 비밀유지 능력과 철저한 직업정신, 책임감이 요구된다. 사무절차를 이해하고 적용할 수 있는 학습능력, 풍부한 지식, 뛰어난 기억력, 정확한 의사전달능력 등의 종합적인 능력과 타인에 대한 배려, 신뢰감, 단정한 용모 등이 요구된다.

교육 / 자격

일반비서의 경우 고졸 이상의 학력이 요구되며 전문비서의 경우 대학교 졸업 이상의 학력이 요구된다. 현재 관련 정규교육 과정으로 상업계 고등학교(비서 일반, 비서 실무 등의 교과목을 가르치고 있음)가 있으며, 대학에 비서학과, 비서행정과, 국제비서과 등이 개설되어 있다. 관련 학과에 진학하면 정보 및 사무관리에 대한 전문지식과 워드프로세서, 엑셀 등의 컴퓨터, 외국어 등의 실무교육을 체계적으로 받을 수 있다. 이외에 한국비서협회(전문비서능력계발 프로그램)나 이화여대 전문직업개발원(전문비서교육과정), 사설 학원 등에서 관련 교육을 받을 수 있다. 비서 관련 자격증으로는 대한상공회의소가 주관하는 비서 1급, 2급, 3급의 시험이 있다. 비서가 되기 위해 자격증을 필수적으로 취득해야 하는 것은 아니지만 채용과정에서 비서로서의 능력과 자질을 평가 받는 기준으로 이용되기도 한다. 이밖에 비서는 컴퓨터 활용능력과 어학실력을 갖추어 놓고 있으면 취업 시 유리하다. 특히 다국적 기업에 취업하고자 하는 전문비서의 경우 뛰어난 회화실력을 갖추고 있어야 한다.

직업 전망

산업사회가 고도화되고 기업경영이 복잡다양화되면서 경영관리와 운영도 복합해지고 있다. 이에 따라 경영자의 업무를 효율적으로 관리보좌하는 기능을 수행할 전문 비서에 대한 요구가 증대하고 있다. 또한 정치, 경제, 사회 문화 등 급변하는 사회환경 속에서 수많은 각종 정보들 중 상사에게 필요한 정보를 취합가공할 수 있는 전문적 지식을 가진 비서의 역할은 앞으로 더욱 커질 것이다. 특히 우리 기업의 세계화 및 외국 기업의 한국 진출로 인하여 업무에 관한 전문적 지식은 물론이고 현지 상황들을 잘 파악할 수 있는 외국어 실력을 갖춘 전문비서에 대한 수요가 증가할 것으로 예상된다.

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